Przekształcenie indywidualnej działalności w spółkę z o.o.

Indywidualna działalność może być przekształcona w spółkę z o.o. w ramach procedury uregulowanej w przepisach K.s.h. Może z niej skorzystać każdy przedsiębiorca, bez względu na rozmiar prowadzonej działalności, sposób opodatkowania czy rodzaj prowadzonej dokumentacji podatkowej.

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową, tj. z o.o. albo akcyjną (art. 551 § 5 K.s.h.). Procedurę przekształcenia regulują przepisy art. 584¹-584¹³ K.s.h.

Skutki przekształcenia

Konsekwencje transformacji określa m.in. art. 584² K.s.h. Zgodnie z jego § 1 spółce przekształconej przysługiwać będą wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Chodzi tu o prawa i obowiązki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez jednoosobowego przedsiębiorcę. Przekształceniu ulega bowiem nie sam podmiot, lecz przedmiot jego działalności, tj. prowadzone przez niego przedsiębiorstwo (por. postanowienie SN z dnia 29 stycznia 2016 r., sygn. akt II CZ 94/15).

Spółka przekształcona wstąpi także w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych (art. 93a § 4 Ordynacji podatkowej, Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.). Na mocy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych regulacja ta ma odpowiednie zastosowanie do należności z tytułu składek. Z kolei odpowiedzialność za zaległości podatkowe/składkowe związane z prowadzoną działalnością reguluje art. 112b Ordynacji podatkowej, a za długi cywilnoprawne art. 584¹³ K.s.h.

Co ważne, osoby planujące transformację mają prawo wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej (por. wyrok NSA z dnia 5 grudnia 2014 r., sygn. akt II FSK 2630/12). Spółka z o.o. powstała w ramach procedury przekształcenia będzie podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Etapy transformacji

Wymogi kodeksowe związane z przekształceniem przedsiębiorcy w spółkę wymienione są w art. 584⁵ K.s.h. W praktyce jednak można je ująć jako elementy trzech etapów przekształcenia: przygotowawczego, z udziałem biegłego i decydującego.

W pierwszym ma miejsce sporządzenie planu przekształcenia, a zwłaszcza załączników do niego (patrz ramka). Plan przekształcenia musi być sporządzony w formie aktu notarialnego (art. 584⁶ K.s.h.). Odstęp czasowy między sporządzeniem sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia a dniem, w którym notariusz będzie sporządzał akt notarialny obejmujący plan przekształcenia nie może przekraczać miesiąca. Dlatego jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia warto ustalić termin sporządzenia planu przekształcenia, aby rejent miał czas na zbadanie dokumentów pod kątem ich zgodności z prawem.

Badanie planu przez biegłego

Plan przekształcenia musi być podany obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegłego wyznacza sąd rejestrowy właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy na zasadach wynikających z art. 584⁸ K.s.h. Przedsiębiorca musi w tym celu złożyć stosowny wniosek do właściwego dla siebie sądu rejestrowego. Podlega on opłacie w kwocie 300 zł. Wraz z wnioskiem należy złożyć dokumenty podlegające badaniu.

Przedsiębiorca może dołączyć do wniosku prośbę o wyznaczenie przez sąd wskazanego przez niego biegłego. Wniosek taki jest uzasadniony, jeżeli przedsiębiorcy zależy na szybszym przejściu tego etapu procedury i z wybranym przez siebie biegłym uzgodni krótki termin sporządzenia opinii. Do wniosku warto dołączyć także dokument potwierdzający zgodę biegłego na jego wyznaczenie do zbadania planu, a także zaliczkę na poczet jego wynagrodzenia (zob. art. 584⁸ § 4-5 K.s.h.). Sąd nie jest związany taką prośbą. Z reguły jednak wnioski takie są uwzględniane.

Decydujący etap przekształcenia

Po zakończeniu badania przez biegłego może nastąpić ostatni etap transformacji prowadzący do uzyskania wpisu do KRS. W jego ramach powinno dojść do złożenia oświadczenia o przekształceniu (art. 584⁹ K.s.h.), podpisania aktu założycielskiego spółki z o.o. oraz powołania członków organów spółki. Pierwsze dwa dokumenty wymagają formy aktu notarialnego. Akt założycielski spółki podlega PCC według stawki 0,5% od wartości kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt wpisu do KRS oraz wysokość wynagrodzenia notariusza za sporządzenie aktu notarialnego obejmującego akt założycielski. Rozliczeniem PCC powinien zająć się notariusz. Zobowiązany jest on pobrać podatek i przekazać go do urzędu skarbowego.

W razie gdy przedsiębiorca jest w związku małżeńskim, a przedsiębiorstwo jest objęte wspólnym majątkiem małżonków, wówczas notariusz może wymagać, aby drugi z małżonków wyraził zgodę na przekształcenie. Wymóg ten związany jest z regulacjami dotyczącymi zarządu majątkiem wspólnym małżonków i przyjęciem tezy, że przekształcenie jest równoznaczne ze zbyciem przedsiębiorstwa na rzecz spółki (por. art. 37 § 1 pkt 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego - Dz. U. z 2017 r. poz. 682 ze zm.).

Rejestracja w KRS

Po sporządzeniu wszystkich niezbędnych dokumentów można kompletować wniosek o wpis do KRS. Podlega on opłatom na łączną kwotę 600 zł (500 zł tytułem opłaty sądowej i 100 zł za ogłoszenie wpisu w MSiG). Poza tym już po wpisie zarząd zobowiązany jest dodatkowo zamieścić w MSiG ogłoszenie o przekształceniu przedsiębiorcy (art. 584¹² K.s.h.). Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS przedsiębiorca przekształcany stanie się spółką przekształconą. Będzie to dzień przekształcenia. Z tym dniem osoba fizyczna - przedsiębiorca przekształcany stanie się wspólnikiem spółki przekształconej. Spółka uzyska nowy NIP i REGON. Po wpisie do KRS trzeba będzie złożyć w urzędzie skarbowym NIP-8. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. dla celów ZUS jest traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Powinien on dokonać zgłoszenia siebie do odpowiednich ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego lub tylko zdrowotnego) oraz jako płatnik składek.

Wpis do KRS wieńczy procedurę transformacji. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać o złożeniu wniosku o wykreślenie z CEIDG.

O zmianie formy prowadzenia działalności należy zawiadomić m.in. kontrahentów, banki, sąd wieczystoksięgowy (o ile w skład przedsiębiorstwa wchodziła nieruchomość czy prawo wieczystego użytkowania), a także pracowników. O wątpliwościach prawnych co do obowiązków wobec pracowników w razie przekształcenia indywidualnej działalności w spółkę pisaliśmy w GP nr 65 z 2016 r., na str. 17.

Wymogi dotyczące sporządzenia planu przekształcenia

Plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Do planu przekształcenia należy dołączyć:

1)	projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
2)	projekt aktu założycielskiego (statutu),
3)	wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
4)	sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Sprawozdanie to musi być sporządzone niezależnie od rodzaju dokumentacji prowadzonej przez przedsiębiorcę (zob. art. 584⁷ § 3 K.s.h.).