Dane otrzymane z oddziału zagranicznego do sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego

Jesteśmy spółką z o.o. z siedzibą w Polsce. Mamy zakład (oddział) na terenie Niemiec. W Niemczech biuro rachunkowe rozlicza zakład z podatków. My sporządzamy bilans łączny z zakładem. Czy zakład położony na terenie Niemiec powinien sporządzić bilans według zasad ustawy o rachunkowości, czy wystarczy jak przekaże w innej formie dane do bilansu i w jakim terminie powinien to zrobić?

Spółka z o.o., jako jednostka posiadająca osobowość prawną, prowadzi księgi rachunkowe oraz sporządza sprawozdanie finansowe według zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że księgi rachunkowe spółki mają być prowadzone, a sprawozdanie finansowe sporządzone w języku polskim i w walucie polskiej. Ponadto na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Status wyodrębnionego oddziału oraz zasady wewnętrznych rozliczeń między spółką a jej oddziałem (zakładem) powinny być określone w umowie lub innym regulaminie organizacyjnym. Ustawa o rachunkowości nie zawiera regulacji dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przez znajdujące się poza terytorium RP oddziały (zakłady) jednostki macierzystej prowadzonej działalność na terytorium RP. Dlatego też oddział pytającej spółki z o.o., prowadzący działalność w Niemczech, ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznych sprawozdań finansowych według zasad obowiązujących w Niemczech oraz posiadać dokumentację wymaganą prawem niemieckim.

Pytająca spółka z o.o. powinna sporządzić łączne sprawozdanie finansowe będące sumą sprawozdania finansowego jednostki macierzystej i wszystkich jej oddziałów, w tym także prowadzących działalność poza granicami RP. W tym celu oddział zagraniczny dane wynikające z rocznego sprawozdania finansowego sporządzonego zgodnie z prawem niemieckim, powinien odpowiednio przekształcić pod względem formalnym (waluta, nazewnictwo) oraz merytorycznym (treść poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego), tak aby możliwe było włączenie poszczególnych pozycji do łącznego sprawozdania finansowego sporządzanego przez spółkę z o.o., jako jednostkę macierzystą (statutową).

Łączne sprawozdanie finansowe spółki jest sporządzane zgodnie z postanowieniami art. 51 ustawy o rachunkowości, wyłączając odpowiednio pozycje wskazane w art. 51 ust. 1 pkt 1-4 tej ustawy. W myśl art. 51 ust. 2 ustawy o rachunkowości, do sprawozdania finansowego jednostki, w której skład wchodzą oddziały (zakłady) znajdujące się poza terytorium RP i tam sporządzające sprawozdanie finansowe, włącza się odpowiednie dane wynikające z bilansów tych oddziałów (zakładów), wyrażone w walutach obcych, przeliczone na walutę polską po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Natomiast dane wynikające z rachunku zysków i strat oddziału przelicza się po kursie stanowiącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący każdy miesiąc roku obrotowego, a w uzasadnionych przypadkach - po kursie będącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący poprzedni rok obrotowy i dzień kończący bieżący rok obrotowy, ogłoszonych dla danej waluty przez Narodowy bank Polski. Powstałe na skutek tych przeliczeń różnice wykazuje się w łącznym sprawozdaniu finansowym jednostki w pozycji "Różnice kursowe z przeliczenia", jako składnik kapitału (funduszu) z aktualizacji wyceny".

Generalnie termin na sporządzenie sprawozdania finansowego, w tym także łącznego, to nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dlatego też oddział prowadzący działalność na terytorium Niemiec powinien dane do sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego przez macierzystą jednostkę przekazać w takim czasie, aby możliwe było dotrzymanie ww. terminu.