Członkowie zarządu muszą pamiętać o szczególnych zasadach reprezentacji spółki

Wymogi dotyczące szczególnych reguł reprezentacji spółki z o.o. w umowach i sporach z członkami zarządu nie są nowe. Przewidywał je już poprzednio obowiązujący Kodeks handlowy z 1934 r. Mimo to, są one w praktyce nagminnie naruszane. Natomiast skutkiem nieprzestrzegania sposobu reprezentacji spółki z art. 210 K.s.h. jest nieważność czynności. Potwierdził to niedawno, po raz kolejny, Sąd Najwyższy.

Wymóg z K.s.h.

Kodeksową zasadą jest, że spółkę z o.o. reprezentuje zarząd zgodnie z obowiązującym w spółce sposobem reprezentacji (art. 201 § 1 i art. 205 K.s.h. - Dz. U. z 2024 r. poz. 18). Od tej zasady są ważne wyjątki i jeden z nich dotyczy umów i sporów z członkami zarządu. Zgodnie bowiem z art. 210 § 1 K.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. O tym, kto może być takim pełnomocnikiem i jaki charakter powinno mieć to pełnomocnictwo, pisaliśmy w GP nr 34 z 2024 r., na str. 17. Co ważne, w przypadku gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, wówczas regulacji z art. 210 § 1 K.s.h. nie stosuje się. Wtedy czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Odrębne zaś zasady dotyczą czynności dokonywanych w systemie S24 (por. art. 210 § 11 i § 3 K.s.h.).

Co ważne, wymogi z art. 210 K.s.h. stanowią regulację szczególną wobec art. 3¹ Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Oznacza to, że w przypadku czynności prawnych pomiędzy spółką a pracownikami będącymi jednocześnie członkami zarządu także należy przestrzegać zasad wynikających z art. 210 K.s.h. (por. np. wyrok SN z dnia 18 grudnia 2019 r., sygn. akt I PK 204/18, czy prawomocny wyrok SO w Bydgoszczy z dnia 27 maja 2024 r., sygn. akt VI U 1837/23).

Wszystkie umowy

Zarząd spółki nie może reprezentować jej przy zawieraniu jakiejkolwiek umowy z członkiem zarządu. Potwierdził to po raz kolejny Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 stycznia 2024 r., sygn. akt II CSKP 80/23. Wskazał on, że celem art. 210 K.s.h. jest ochrona interesów spółki z o.o., a pośrednio także jej wspólników i wierzycieli, na wypadek konfliktu interesów, który może się ujawnić w sytuacji, gdy członek zarządu zawiera umowę "z samym sobą", a więc w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występują te same osoby. Możliwa w takim przypadku kolizja interesów została przez ustawodawcę rozstrzygnięta na korzyść spółki. Przejawem prymatu ochrony interesu spółki nad prywatnym interesem członka jej zarządu jest także art. 209 K.s.h., nakazujący członkowi zarządu wstrzymanie się od udziału w rozstrzyganiu spraw w przypadku sprzeczności interesów spółki z jego interesami lub z interesami osób mu bliskich. Natomiast art. 210 § 1 K.s.h. ogranicza prawo reprezentacji spółki przez zarząd w razie zawierania umowy między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim.

Przepis ten nie różnicuje czynności prawnych, wobec czego dotyczy wszystkich umów między spółką a członkiem zarządu, bez względu na to, czy mają związek z funkcją pełnioną przez niego w zarządzie spółki. Ochrona polega w tym wypadku na wyeliminowaniu możliwości działania członka zarządu w podwójnej roli: reprezentanta interesów spółki i reprezentanta interesów własnych, dzięki czemu zapobiega nadużyciom, do jakich mogłoby dojść w związku z kierowaniem się przez członka zarządu interesem własnym, pozostającym w sprzeczności z interesem spółki. Nie jest przy tym konieczne, aby sprzeczność interesów rzeczywiście występowała. Wystarczy potencjalna kolizja interesów.

Daleko idące skutki naruszenia art. 210 K.s.h.

SN w uzasadnieniu do przywołanego wyroku wskazał także, że w orzecznictwie i doktrynie zdecydowanie dominuje stanowisko o nieważności umowy zawartej z naruszeniem wymogów wynikających z art. 210 K.s.h. SN zgodził się z tym poglądem i dodał, że nie ma możliwości późniejszego potwierdzenia takiej umowy przez organ spółki. Ewentualność potwierdzenia czynności prawnej, podjętej mimo niezachowania wymagania z art. 210 § 1 i § 2 K.s.h., nie została tym przepisem objęta (zob. postanowienie SN z dnia 6 września 2018 r., sygn. akt IV CSK 160/18). Strony nie mogą mocą oświadczenia woli zniwelować skutków płynących z nieważności umowy wynikającej z naruszenia norm bezwzględnie obowiązujących. SN zwrócił przy tym uwagę, że w orzecznictwie przyjęto, iż mimo nieważności czynności dokonanej z naruszeniem art. 210 § 1 K.s.h., strony mogą nawiązać stosunek pracy i to na warunkach określonych w tej umowie, przez czynności konkludentne (dorozumiane), w szczególności przez dopuszczenie pracownika do pracy i akceptowanie takiej sytuacji przez upoważniony do zawarcia umowy organ reprezentujący spółkę.

Wielopodmiotowa umowa

W sprawie rozpoznawanej przez SN strony zawarły umowę wielopodmiotową. Poza spółką, członkiem jej zarządu w umowie występował trzeci podmiot. SN rozważał zatem, jakie są skutki naruszenia art. 210 § 1 K.s.h. w umowach wielopodmiotowych. Wskazał, że strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego (art. 353¹ K.c. - Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.). SN uznał, że w niniejszej sprawie trójstronna umowa wykracza poza zakres swobody umów, będąc sprzeczna z art. 210 § 1 K.s.h. W wielopodmiotowym układzie (umowy więcej niż dwustronnej) dochodzi do zawarcia jednej umowy, ale nieważność niektórych postanowień umownych (w ramach jednego ze stosunków prawnych) nie oznacza automatycznie nieważności całej umowy (art. 58 § 3 K.c.). Z okoliczności musi zatem wynikać, że bez postanowień dotkniętych nieważnością umowa nie zostałaby zawarta, mając na uwadze - w tym wypadku - że treść art. 210 § 1 K.s.h. nie pozostawia wątpliwości, iż przepis ten odnosi się do problematyki zawierania umów pomiędzy spółką z o.o. a jej członkiem zarządu, chroniąc interesy spółki. W tej sprawie sąd uznał, że nieważna jest cała umowa.

Co z wypłaconymi kwotami?

Jeśli po czasie okaże się, że umowa jest nieważna, a strony ją realizowały, wówczas pojawia się pytanie, co np. z wypłaconym wynagrodzeniem. Wówczas do rozliczeń między stronami zastosowanie mogą mieć przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu, w tym o nienależnym świadczeniu. Zgodnie z art. 405 K.c., kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Z kolei zobowiązany do wydania korzyści może żądać zwrotu nakładów koniecznych na zasadach wskazanych w art. 408 K.c.

Natomiast w świetle art. 410 K.c. przepisy art. 405-409 K.c. stosuje się w szczególności do świadczenia nienależnego. Świadczenie jest nienależne, jeżeli ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Innymi słowy, spółka może dochodzić wobec członka zarządu roszczeń o wypłacone wynagrodzenie. On zaś w ramach obrony może wykazywać, że rzeczywiście wykonywał pracę dla spółki czy świadczył usługi dla niej.