Każdy wspólnik może zdalnie brać udział w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

Posiadam udziały w spółce z o.o. W regulaminie szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu zdalnym dopuszczono, aby każdy wspólnik mógł uczestniczyć w zgromadzeniu zdalnie. Czy takie postanowienie regulaminu jest zgodne z przepisami? Czy jest to w takim przypadku wirtualne zgromadzenie?

Kwestie związane z przeprowadzeniem zgromadzenia wspólników, w którym można uczestniczyć zdalnie, reguluje art. 234¹ K.s.h. (Dz. U. z 2020 r. poz. 1526). Jego treść została istotnie zmodyfikowana z dniem 31 marca 2020 r. W świetle obecnej regulacji udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O przeprowadzeniu zgromadzenia z możliwością zdalnego uczestniczenia w nim decyduje zwołujący, o ile w regulaminie określone zostały szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu zdalnym. Regulamin ten musi być przyjęty przez radę nadzorczą, zaś przy jej braku przez wspólników (art. 234¹ § 3 K.s.h.).

Zmianie nie uległ art. 234 K.s.h. W dalszym ciągu zatem w spółce z o.o. należy określić miejsce odbywania zgromadzenia wspólników na terytorium RP zgodnie z tą regulacją. Oznacza to, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium RP. Poza tym zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium RP, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Gdy zgromadzenie będzie zwoływane za pomocą zaproszeń (art. 238 K.s.h.), to miejsce obrad musi być w nich wskazane.

W świetle przywołanych przepisów K.s.h. nie jest możliwe odbywanie tzw. wirtualnych zgromadzeń wspólników, czyli takich, które nie mają fizycznego miejsca jego odbywania. W przypadku zgromadzeń z możliwością zdalnego udziału w nim w miejscu obrad musi przebywać fizycznie w szczególności osoba otwierająca zgromadzenie wraz z protokolantem. Przepisy K.s.h. nie wymagają natomiast, aby w zdalnym zgromadzeniu w miejscu obrad stawili się wspólnicy, ewentualnie ich pełnomocnicy reprezentujący określoną część kapitału zakładowego. Dlatego też można uznać, że wszyscy wspólnicy mogą brać zdalny udział w zgromadzeniu wspólników, które jest przeprowadzone w trybie art. 234¹ K.s.h. Co ważne, osoby zdalnie uczestniczące w takim zgromadzeniu mogą przebywać w dowolnym miejscu (miejscowości) na terenie jakiegokolwiek państwa i nie będzie to naruszać przepisów K.s.h. Stanowisko takie potwierdzono w dokumencie opracowanym wspólnie przez Ministerstwo Aktywów Państwowych, Ministerstwo Sprawiedliwości oraz Krajową Radę Notarialną, który miał na celu wyjaśnienie omawianych przepisów K.s.h. Dokument ten to Rekomendacja dobrych praktyk notarialnych (...). W Rekomendacji wskazano, że nie wydaje się, aby wspólnicy lub członkowie organów spółki mieli obowiązek przebywać fizycznie w miejscu zgromadzenia. Także w odniesieniu do osoby przewodniczącego przyjęto, że nie musi on być fizycznie obecny w miejscu zgromadzenia, o ile brak jego fizycznej obecności w miejscu obrad nie wpłynie negatywnie na ich przebieg. Ważne jest bowiem, aby przewodniczący był w stanie sprawnie kierować obradami.