Gdy zarząd nie zwołał zgromadzenia wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W większości spółek wspólnicy powinni zebrać się do końca czerwca. Co dzieje się, gdy zarząd nie może albo nie chce zwołać zwyczajnego zgromadzenia?

Zasadą wynikającą z art. 235 § 1 Kodeksu spółek handlowych jest, że to zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników. Zwołanie zgromadzenia wspólników przez podmiot nieuprawniony może, choć nie zawsze musi, skutkować nieważnością uchwał podjętych przez wspólników. Dlatego w sytuacji, gdy zarząd nie podjął działań celem zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zaleca się, aby wspólnicy i inne osoby związane ze spółką ściśle przestrzegały przepisów Kodeksu umożliwiających zwołanie zgromadzenia bez udziału zarządu spółki.

Rada nadzorcza i inni

Skutków zaniechania zwołania zgromadzenia przez zarząd można łatwo uniknąć w spółkach, w których funkcjonuje rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Art. 235 § 2 K.s.h. przewiduje, że rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna, mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie wynikającym z art. 231 § 1 K.s.h. lub z umowy spółki. Rada nadzorcza i komisja rewizyjna mogą również zwoływać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.

Czynność zwołania zgromadzenia powinna być dokonywana przez organ (radę lub komisję) w drodze stosownej uchwały obejmującej ustalenie terminu, miejsca i porządku obrad.

Umowa spółki może również przyznać innym osobom uprawnienie do zwołania zgromadzenia w razie, gdy zarząd uchybia obowiązkowi zwołania wynikającemu z Kodeksu lub umowy spółki (art. 235 § 3 K.s.h.).

Żądanie wspólników

Jeśli w spółce nie funkcjonuje rada albo komisja, odpowiedzią wspólników na brak działania zarządu w kwestii zwołania zwyczajnego zgromadzenia powinno być doprowadzenie do zmian w składzie tego organu. Aby odwołać niepokornych członków zarządu, wspólnicy powinni odbyć nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. Mogą je przeprowadzić w trybie art. 240 K.s.h., tj. bez formalnego zwołania, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Jeśli wspólnicy nie są w stanie przeprowadzić zgromadzenia w trybie art. 240 K.s.h., to konieczne będzie przeprowadzenie złożonej procedury żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia, w którego porządku znajdzie się odwołanie członków zarządu i powołanie ich następców.

Art. 236 § 1 K.s.h. przyznaje wspólnikowi lub wspólnikom reprezentującym co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego (chyba że umowa ten próg obniża) prawo żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia wspólników. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników.

Jeżeli w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia zarządowi żądania, o którym mowa w art. 236 § 1 K.s.h., nadzwyczajne zgromadzenie wspólników nie zostanie zwołane z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, upoważnić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólnika lub wspólników występujących z żądaniem. Sąd wyznacza przewodniczącego tego zgromadzenia (art. 237 § 1 K.s.h.).

Osoba (osoby) upoważniona do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia powinna w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia powołać się na postanowienie sądu rejestrowego. Powinna przy tym ściśle przestrzegać warunków wynikających z treści postanowienia wydanego przez sąd. W szczególności wyznaczenie przez sąd osoby do przewodniczenia zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. jest wiążące i osoba ta nie może ustanowić pełnomocnika do tego przewodniczenia (wyrok SN z dnia 27 października 2010 r., sygn. akt V CSK 110/10). Uchwały podjęte przez zgromadzenie wspólników spółki z o.o. zwołane po upływie terminu oznaczonego przez sąd w postanowieniu wydanym na podstawie art. 237 § 1 K.s.h. są nieważne. Regulacja ta dotyczy bowiem sytuacji konfliktu w spółce pomiędzy właścicielami a organem wykonawczym i zarządzającym. Odróżnić ją należy od okoliczności, gdy czynności w spółce podejmowane są w zwykłym toku czynności przez organy spółki i wspólników (wyrok SN z dnia 27 październik 2004 r., sygn. akt IV CK 116/04).

Po dokonaniu zmian w składzie zarządu organ ten w nowym składzie powinien podjąć czynności niezbędne do odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Co z zarządem?

Przekroczenie ustawowego terminu do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników co do zasady nie wpływa na dalsze sprawowanie mandatu przez członków zarządu. Art. 202 § 1 i 2 K.s.h. wiąże ustanie mandatu członka zarządu (uprawnienie do wykonywania funkcji) z odbyciem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (przy kadencji jednorocznej) albo za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Skoro zgromadzenie się nie odbywa, to mandaty członków zarządu nie wygasają i dalej mogą oni działać za spółkę. To zresztą jedna z głównych przyczyn zaniechania zwołania zgromadzenia wspólników w sytuacji, gdy członkowie zarządu pozostają w konflikcie ze wspólnikami.

Niezwołanie zgromadzenia wspólników wbrew obowiązkom wynikającym z Kodeksu i umowy spółki stanowi podstawę do nałożenia przez sąd rejestrowy na członków zarządu grzywny w oparciu o art. 594 § 1 pkt 3 K.s.h. Za tego rodzaju delikt sąd rejestrowy może nałożyć na członka zarządu grzywnę w kwocie do 20.000 zł. Jeśli z powodu niezwołania zgromadzenia wspólników spółka poniesie szkodę majątkową (np. utraci kontrahenta, a w związku z tym zyski z potencjalnej umowy z nim), odpowiedzialni za to członkowie zarządu będą mogli zostać pociągnięci do odpowiedzialności odszkodowawczej w oparciu m.in. o art. 293 K.s.h.

Powyższe uwagi odnoszą się też do likwidatorów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1577 ze zm.)