Podpisywanie dokumentów przez członków rady nadzorczej

Członkowie rady nadzorczej z reguły nie przebywają codziennie w siedzibie spółki z o.o. Powoduje to problemy w funkcjonowaniu tego organu, w szczególności w przypadku dokonywania czynności odnoszących się do członków zarządu. Skłania to część funkcjonariuszy do pójścia na skróty i ograniczenia się do uzyskania podpisu przewodniczącego rady. Takie uproszczenia mogą powodować poważne skutki dla spółki.

Kto powinien podpisywać dokumenty dotyczące prac rady nadzorczej, w szczególności protokoły i uchwały? Czy wystarczający jest podpis przewodniczącego rady, czy konieczne jest złożenie podpisów przez wszystkich członków organu?

Pytanie, jak należy zakładać, dotyczy czynności, które zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych rada wykonuje kolegialnie, tj. działając jako organ. Ta uwaga jest o tyle istotna, że w przypadku spółki z o.o. (inaczej niż w spółkach akcyjnych czy w spółdzielniach) każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 219 § 5 K.s.h.). Przez wykonywanie prawa nadzoru należy rozumieć m.in. badanie wszystkich dokumentów spółki, żądanie od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywanie rewizji stanu majątku spółki (art. 219 § 4 K.s.h.).

Natomiast w przypadkach, w których rada wykonuje swoje uprawnienia jako organ, powinna działać kolegialnie. Oznacza to, co do zasady, że pod dokumentem pochodzącym od rady powinni podpisać się jej wszyscy członkowie. Takim dokumentem najczęściej jest uchwała rady. Z art. 222 § 1 K.s.h. wynika, że rada nadzorcza podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej.

Zagadnienie trybu podpisywania uchwał oraz protokołów z posiedzeń rady nie zostało uregulowane w przepisach K.s.h. Kwestia ta może natomiast wynikać z postanowień regulaminu rady. Taki regulamin może być uchwalony przez zgromadzenie wspólników albo przez samą radę, działającą na podstawie upoważnienia otrzymanego od zgromadzenia wspólników (art. 222 § 6 K.s.h.). Regulamin powinien określać organizację i sposób wykonywania czynności przez ten organ. W pojęciu sposobu wykonywania czynności mieści się właśnie m.in. kwestia protokołowania i podpisywania uchwał.

Gdy w spółce nie doszło do uchwalenia regulaminu prac rady, a umowa spółki nie reguluje kwestii podejmowania i protokołowania uchwał, najlepiej, aby pod uchwałami i protokołem podpisywali się wszyscy członkowie rady. Wówczas zawsze będzie można uniknąć zarzutów co do braku kolegialności działania rady.

Czy rada nadzorcza może podjąć uchwałę upoważniającą przewodniczącego do dokonywania wszelkich czynności w jej imieniu?

Tego rodzaju uchwała nie może zostać podjęta. Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w tej kwestii w odniesieniu do przypadków, gdy rada nadzorcza miała wykonywać czynności z zakresu reprezentacji w odniesieniu do członków zarządu. W orzecznictwie wyrażane jest stanowisko, zgodnie z którym rada nie może przenieść swego uprawnienia do reprezentacji spółki na swego przedstawiciela. SN wskazał natomiast, że czym innym jest upoważnienie członka rady do podpisania w imieniu tego organu umowy o treści ustalonej przez radę działającą in gremio (tj. zbiorowo, wspólnie) i odpowiadającej warunkom dokonania czynności określonym w uchwale rady nadzorczej (por. wyroki SN z dnia 4 listopada 2008 r., sygn. akt I PK 82/08, z dnia 22 marca 2012 r., sygn. akt V CSK 84/11). Wynika z tego, że przewodniczący rady mógłby zawrzeć ważną umowę o pracę z członkiem zarządu, gdyby działał w oparciu o odpowiednio szczegółowo zredagowaną uchwałę. W szczególności, gdyby uchwała określała warunki umowy o pracę oraz wskazywała przewodniczącego jako osobę upoważnioną do złożenia podpisu pod umową.

Podobnie należałoby się odnieść do przypadków, w których przewodniczący samodzielnie, zamiast całego organu, np. podejmowałby uchwały opiniujące sprawozdanie finansowe czy sprawozdanie z działalności. Taka próba przeniesienia kompetencji na przewodniczącego rady oznaczałaby nieważność takiej czynności.

Czy rada nadzorcza dokonuje wszystkich czynności dotyczących kontraktu menedżerskiego członka zarządu? Czy rada w całości musi rozpoznawać np. wnioski urlopowe?

Przy zawieraniu umów między członkiem zarządu a spółką z o.o., w tym umów o pracę czy kontraktu menedżerskiego, spółka musi być reprezentowana na szczególnych zasadach określonych w art. 210 K.s.h. Zasadą wynikającą z § 1 tego artykułu jest, że za spółkę umowę może podpisać rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Czynności wynikające z wykonywania zobowiązania zaciągniętego w imieniu spółki przez radę nie muszą być wykonywane przez ten organ. Oznacza to, że np. akceptacja wniosków urlopowych czy delegacji może być wykonywana przez osobę wskazaną w kontrakcie menedżerskim. Może być to przykładowo przewodniczący rady nadzorczej.

Umowa o pracę z członkiem zarządu spółki - z techniczno-organizacyjnego punktu widzenia - może być podpisana w imieniu pracodawcy (spółki) przez osobę wyłonioną spośród członków rady nadzorczej. Jednak istotne jest, aby rada nadzorcza nie przekazywała na rzecz jednego ze swych wybranych członków całości kompetencji do dokonywania w imieniu rady "wszelkich czynności faktycznych, prawnych i procesowych", bowiem takie "upoważnienie" w rzeczywistości jest obejściem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i przez to nieważne (art. 58 § 1 K.c.). Czynności przewodniczącego rady nadzorczej powinny sprowadzać się wyłącznie do dokonywania czynności techniczno-prawnych polegających na zakomunikowaniu członkowi zarządu spółki oświadczenia woli pracodawcy-spółki (w imieniu której działa rada nadzorcza), zamiast rady nadzorczej występującej in corpore (tj. łącznie).

Z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 23 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 36/09

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1577 ze zm.)