Czy korzystać z możliwości założenia spółki osobowej w trybie S24?

W połowie stycznia 2015 r. weszły w życie przepisy umożliwiające zawiązanie i rejestrację spółki jawnej i komandytowej w trybie S24. W ramach tej procedury wspólnicy zawierają umowę spółki za pośrednictwem ministerialnego systemu i przez niego składają także wniosek o wpis spółki do KRS. Dzięki temu procedura jest tańsza. Z drugiej jednak strony wspólnicy nie mają pełnej swobody w sformułowaniu treści umowy spółki. Muszą bowiem korzystać z wzorca umowy. W związku z tym, że filarem trybu S24 jest system informatyczny, pomyślne skorzystanie z tego rozwiązania zależy od jego prawidłowego funkcjonowania. W praktyce obecnie jest to najsłabsze ogniwo tej procedury.

Przepisy są od połowy stycznia

Od 15 stycznia 2015 r. obowiązują przepisy regulujące możliwość zawiązania i rejestracji w trybie S24 spółki jawnej i komandytowej. Są to handlowe spółki osobowe. Wcześniej (od 2012 r.) w tym trybie istniała możliwość rejestracji tylko spółki z o.o. Założenie spółki w procedurze S24 polega na tym, że zawiązanie i rejestracja spółki odbywa się przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego. W systemie tym przyszli wspólnicy zawierają umowę spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy. W przypadku umowy spółki komandytowej w trybie S24 wyłączono konieczność zachowania formy aktu notarialnego (art. 23, art. 23¹, art. 106 i art. 106¹ K.s.h.).

Zawarcie umowy spółki w trybie S24, poza wypełnieniem formularza umowy udostępnionego w systemie, wymaga opatrzenia jej bezpiecznym e-podpisem albo podpisem ePUAP. Po wprowadzeniu do systemu wszystkich koniecznych w tym celu danych, umowa jest zawarta z chwilą opatrzenia tych danych podpisami elektronicznymi wspólników.

Cechy procedury

Przy zawiązywaniu spółki osobowej w trybie S24 wnosić można tylko wkłady pieniężne.

Atutem tej procedury są niższe koszty rejestracji spółki w KRS. Rejestracja spółki w trybie S24 wymaga uiszczenia opłaty sądowej w kwocie 250 zł, natomiast rejestracja spółki inną drogą jest o 250 zł droższa. Niezależnie od trybu rejestracji spółki w KRS, ogłoszenie wpisu do KRS w MSiG wiąże się z opłatą 100 zł. W trybie S24 uiścić trzeba także opłatę manipulacyjną pobieraną przez system eCard.

Kolejnym plusem omawianej procedury jest uprzywilejowanie przy rozpatrywaniu wniosków przez sąd rejestrowy. W przypadku wniosku o wpis spółki utworzonej w systemie S24 termin (instrukcyjny) dla sądu rejestrowego do rozpatrzenia wniosku wynosi 1 dzień. Jest to wyjątek od zasady rozpoznawania przez sąd wniosku o wpis nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu.

Trudne początki systemu S24

Aby jednak można było założyć spółkę w omawianym trybie, trzeba skorzystać z systemu udostępnionego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (dalej system S24). Dostępny jest on pod adresem (https://ems.ms.gov.pl/). W praktyce zatem skorzystanie z nowych rozwiązań prawnych zależy od poprawnego działania systemu S24.

Uruchomiony on został z lekkim opóźnieniem. Jak się okazało, nie umożliwiał wspólnikom skorzystania ze złożenia podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Dodać przy tym trzeba, że możliwość ta jest dużym atutem procedury S24 dla spółek osobowych. Jego uzyskanie jest bowiem bezpłatne. Po uruchomieniu usługi rejestracji spółki jawnej/komandytowej z wykorzystaniem wzorca umowy system przewidywał skorzystanie jedynie z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. W praktyce nawet z tej opcji nie można było korzystać bez problemów.

Największy atut słabo funkcjonuje

Obecnie opcja podpisania dokumentów w systemie S24 profilem zaufanym ePUAP już widnieje na stronie systemu S24, mimo to korzystanie z niego nie odbywa się bez problemów. Obecnie z podpisu ePUAP nie mogą skorzystać osoby z dwoma imionami. Po wypełnieniu umowy spółki w systemie S24 należy złożyć podpisy. Po wybraniu opcji złożenia podpisu przy pomocy profilu zaufanego system S24 przekierowuje do systemu ePUAP. Korzystając z niego użytkownik składa swój podpis. Polega to na podaniu loginu i hasła, a następnie potwierdzeniu, że chcemy skorzystać z tego profilu oraz wpisania kodu otrzymanego z systemu ePUAP na e-maila. System ePUAP informuje wówczas, że "Dokument został podpisany. Naciśnij "OK", aby powrócić do swojego systemu". Gdy użytkownik zostaje przekierowany do systemu S24, czeka tam na niego informacja: "Nie podpisano profilem ePUAP błąd"; "Dane podpisu nie zgadzają się z danymi użytkownika", ewentualnie "Nie zrealizowano podpisu ePUAP". Jak się okazuje, system ma problem z identyfikacją osób z dwoma imionami. Jest to błąd techniczny, który ma być usunięty z początkiem września.

Dodatkowo system ma "problem" z osobami, które mają nazwiska dwuczłonowe. O ile początkowe okna systemu przewidują opcje wpisania pierwszego i drugiego członu, o tyle przy liście wspólników określającej wnoszone wkłady widnieje tylko pierwszy człon nazwiska. Natomiast przy liście osób, które mają złożyć podpisy pod umową, widnieje pełne nazwisko.

Funkcjonujący system jest toporny. W praktyce trudności sprawia także korzystanie ze słownika terytorialnego. Konieczne jest to przy wskazywaniu danych wspólników czy wypełnianiu we wniosku o wpis danych co do siedziby i adresu spółki.

Trzeba poczekać na ulepszenie systemu

Można zatem uznać, że obecny system S24 dla spółek osobowych wymaga jeszcze dopracowania. Przy tym błędy systemu w dużej mierze naprawiane są na skutek doświadczeń osób, które próbują z niego korzystać. Na dzień dzisiejszy nieprawidłowości systemu skutecznie mogą utrudnić uzyskanie wpisu spółki do KRS. Wspólnicy powinni pamiętać, że nie mają obowiązku zakładania spółki w trybie S24, mogą skorzystać z drogi tradycyjnej.

Podkreślić należy, że uwagi zawarte w tekście dotyczą wyłącznie systemu dedykowanego do zakładania spółki jawnej i komandytowej. Natomiast system S24 obsługujący zawiązywanie spółki z o.o. nie jest tożsamy z systemem dla spółek osobowych i na dzień dzisiejszy jest już dopracowany.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.)